在上篇文章我们讲到，邮件应当有清楚的标题，要仔细区分收件人、抄送人。但这并不等于“发给合适的人”，很多时候你收到的邮件很清楚，但还是让你感觉莫名其妙甚至恼火，就是因为它们没有“以合适的方式发给合适的人”，所以今天我们来讲讲更重要的规则，“用合适的方式，发给合适的人”。
复习收件人和抄送人的区别
-
收件人：与邮件信息直接相关的人，以及你认为明确需要回复的人
-
抄送人：需要知会邮件信息的人，以及你“希望通知”的人
此外还有密送（bcc）
- 密送人：需要私下知会的对象，请谨慎使用（尤其注意：当你是密送对象时，不到万不得已请不要选择“回复全部”，这样很不尊重发件人）
大家可能觉得这些道理很简单，但实际工作中这方面出现的错误确实很多，下面我们举几个常见的反例，希望大家在发送邮件时可以避免。
发生分歧时，带着严重的情绪，把上级抄送进来“替我做主”
拉人进来“做主”往往只会影响合作关系，即便表面上解决了问题，也为日后的合作埋下了隐患。而且大家需要理解，上级往往都应该站在更高的层面，从全局来看待问题。简单“替手下人撑腰”的上级，很多时候并不是称职的上级。所以上级遇到这种情况，即便想为你说话，也不会直接出面“替你做主”，反而觉得你在给他添乱。
如果确实遇到了自己不能解决的情况，又确实需要上级出面，有一个比较好的办法是“先排练再上演”——先和上级沟通说明背景情况，取得共识之后，回复一封邮件给所有人同时包括自己的上级，再由上级出面说话。
发生分歧时，将他人的邮件直接转发给领导，而不把发件人列为抄送对象
这是非常不好的行为，有“打小报告”的嫌疑。正常的公司都提倡简单透明的工作环境，专业的职场人员也应当养成坦诚开放的工作习惯，所以如果你希望发邮件邀请更高层面的人出面解决冲突，请把与你有分歧的同事也列在抄送人里。
对抄送了若干人的邮件，只与最核心的人私下沟通
A部门的甲看到了一个问题，其直接责任人是B部门的乙，但还涉及到C, D等多个部门的其它同事。于是甲给乙发了一封邮件，同时抄送了其它部门的同事。乙收到邮件之后觉得不太好意思，所以与甲私下沟通把问题搞定了，而不告知其它相关同事。结果就是，其它同事只看到了开头，却不知道进展，一直干等着问题解决。
偷偷添加/减少收件人（或抄送人），却不告知大家
虽然在发送邮件之前仔细看一遍收件人和抄送人列表是个好习惯，但未必人人都有这样的好习惯，也未必每封邮件都有时间这么做。在大多数人的潜意识里，“回复全部”的人员列表应该是不会变化的。
但是大家也会经常遇到一个问题，就是邮件发来发去，忽然发现不知什么时候多抄了几个人，或者几个要知会的关键人物竟然从收件人（或抄送人）的列表里去掉了。再追根溯源上去，发现说了一些不该说的话，或者应该传达的消息一直没有到位。这时候再纠正，多少显得很突兀，很多时候谁也不愿意去作恶人。
所以比较好的做法是，如果你要对收件人和抄送人的名单做出修改，请在邮件的开头注明，哪些人被加进来了，哪些人被拿掉了。
对外沟通时，没有注意公司内外的区别
有些人的工作需要比较多的对外沟通，但又需要公司内其它同事的协助，所以发邮件时直接把所有相关人员一股脑抄送进去。
这样有两个坏处：第一，泄露了公司的秘密，因为公司外部会有很多人想方设法希望拿到公司同事的联系方式；第二，没有介绍，因为公司内外的人员互不认识，看到自己直接被抄送进来，很可能感觉莫名奇妙。
正确的做法也有两种：第一，外发邮件时，把要知会的公司同事作为密送人；第二，如果确实需要对外暴露内部同事的邮件地址，请在邮件的开头做个介绍，让大家互相熟悉。
对于群发的邮件，想也不想就直接“回复全部”
有一些消息是广播性的，需要告知所有人。你作为收件人有一些疑问或反馈，但选择“回复全部”并不是合适的做法。比如行政公布了一项公司制度，可能你有一些特殊情况之前没有考虑到，这时候建议你如果你选择“回复全部”，很可能引发同事的“吐槽狂潮”——其他人不管有没有道理，都把自己的特殊情况摆出来，结果很可能虽然有一百多人认同，十来个人反对，从大家的邮件来看却是早到了密集反对。其实，如果你单独回复给行政，她们同样会考虑你的情况。
还有一些时候，同事在群发的邮件里公布了一些消息。请确认，只有在你强烈愿意公开你的反馈，并且相信这种反馈对大家都有意义的时候——比如为好消息加油——才应该选择“回复全部”。否则，单纯对某个同事的感谢，直接回复对方个人说“谢谢”更加合适。