电子邮件的沟通里，格式很重要。我相信很多人都痛恨那种“稀泥”式的邮件，看的时候要花很多精力来分辨。尤其现在很多人会在平板、手机等小屏幕设备上阅读邮件，如果格式不清楚，看起来更是欲哭无泪。所以，我们在写电子邮件的时候，应当使用清晰、规范的格式。怎样能写出格式清晰规范的邮件呢？我给出几条具体的建议。
第一，邮件应当有清楚的标题
很多人写邮件忘记写标题，让系统去生成“No Subject”之类的标题，或者用了很含糊的标题，比如“要解决的问题”。这样的做法都不能让收件人第一时间理解邮件的意思，很多时候我们并不会一封封地打开邮件来阅读，而是从邮件列表里按标题筛选一次。如果标题写得不好，被打开，后续被检索的几率都会大大下降，从而影响沟通效率。
好的邮件标题应当准确说明邮件的目的，比如“CIS项目需要客服解决的问题汇总”，这样对方只看邮件的标题就能做出大致判断，搜索的时候也只需要直观输入“CIS 客服”就可以迅速找到。如果是一系列邮件，建议再加上日期等信息，，比如“CIS项目需要客服解决的问题汇总【4月12日】”，这样搜索“PIS 客服”出现的一系列标题都有日期，可以很方便定位到想要的邮件，而不用逐封点开查看。
第二，邮件应当有明确的收件人
很多时候一封电子邮件会被发送给多个人，其中的“收件人”通常是发件人指定必须给反馈的人，“抄送人”通常是发件人指定需要知会的人。一般来说，在刚开始的几封邮件里，收件人和抄送人是分得很清楚的。但回复过几次之后，收件人和发送人就会混淆，结果就出现：一封邮件发出去，收件人抄送人都有，但谁也不知道自己应该做什么。更严重的后果是，有些专业人士会给自己的邮箱设定过滤器，自己是“收件人”的邮件以高优先级处理，自己是“抄送人”的邮件以低优先级处理。如果发送邮件时搞混了收件人和抄送人，得不到及时的响应也不可厚非了。
有两个办法解决这个问题：第一，每次发信时都准确调整“收件人”和“抄送人”；第二，在邮件里明确列出需要某人的回复——如果只需要一个人回复，请在邮件的开头加上称呼，如果需要多个人回复，可以在邮件正文中按照各人来分段，要求回复，像下面这样：
Tom:
请解决上面第1、3点问题；
Jerry:
请解决上面第2、4、5点问题；
第三，段首不要缩进，段间空一行
段首缩进两个字符，这是纸书印刷的做法，目的是为了醒目地标注每段文字。对电子邮件来说，因为文字的密度远远大于纸书（有兴趣的同学可以自己检查一下），所以仅仅依靠段首缩进来标注段落，只让读者感觉文字密密麻麻，难以区分。
相反，段首不要缩进，段与段之间空出一行，既符合电子阅读的特性，也是网络上约定俗成的做法。
对比：
段首缩进两个字符，这是纸书印刷的做法，目的是为了醒目地标注每段文字。对电子邮件来说，因为文字的密度远远大于纸书（有兴趣的同学可以自己检查一下），所以仅仅依靠段首缩进来标注段落，只让读者感觉文字密密麻麻，难以区分。
相反，段首不要缩进，段与段之间空出一行，既符合电子阅读的特性，也是网络上约定俗成的做法。
段首缩进两个字符，这是纸书印刷的做法，目的是为了醒目地标注每段文字。对电子邮件来说，因为文字的密度远远大于纸书（有兴趣的同学可以自己检查一下），所以仅仅依靠段首缩进来标注段落，只让读者感觉文字密密麻麻，难以区分。
相反，段首不要缩进，段与段之间空出一行，既符合电子阅读的特性，也是网络上约定俗成的做法。
第四，请使用邮件软件/客户端提供的格式化工具
大家在写邮件时经常会用到“1……2……3……4……”这样分若干点展开的格式。很多同学的做法是人工输入“1、” “2.” 之类的文字，然后手工对齐，但是这样并不能解决问题。因为系统的原因，“看起来一样”的文字在不同的系统上显示很可能是不同的。结果你辛辛苦苦排好的邮件，在其他人看来却是犬牙交错参差不齐。
1.4月2日之前完成……
2、 4月9日之前提供……
3。5月8日之前完成……
要解决这个问题，请使用邮件软件/客户端提供的格式化工具。下面以QQ邮箱为例，展示格式化工具的使用。
要输入格式化文字时，请先点击“A格式”按钮，打开“格式化工具”菜单，在其中选择“数字编号”的图标，则系统会自动生成“1.”的文字，带有合适的缩进和段间距，更重要的是，这种格式在任何系统上的显示都不会走样。
对比：
1.4月2日之前完成……
2、 4月9日之前提供……
3。5月8日之前完成……
-
4月5日之前完成……
-
4月9日之前提供……
-
5月8日之前完成……
如果你要列出的项目没有严格的数字顺序，也可以使用“无序列表项“的图标：
-
请物流部负责……
-
请采购部负责……
-
请财务部负责……
第五，不要使用过多的颜色
很多人为了标识重点，喜欢在邮件里使用各种颜色。通常来说，这种做法是不推荐的。因为邮件的重点，一般都应该通过文字和格式来表达。
如果一定要使用颜色，请遵守一条规则：一封邮件里出现的颜色不要两种，最多不要超过三种。邮件里通常实用的颜色是蓝色和红色，蓝色标识对其它文字的引用（比如之前的邮件内容），而红色标识特别值得重视的内容。像下面这样：
上次的邮件里提到的问题：
必须加强对promotion的管控，现在已经在高风险运行
本周已经给出了具体的解决方案，请所有参与人员务必认真阅读附件的文档。
如果邮件里使用了太多的颜色，尤其是绿色、黄色等等不适合阅读的颜色，以及使用底色，通常只会干扰收件人的阅读。对工作邮件来说，这些都是不合适的。