相信大家都还记得上一条Guideline是“ 用绝对坐标来沟通”。我们不但讲解了什么是用绝对坐标来沟通，而且讲解了用绝对坐标来沟通的原因——大家的表达都是基于特定情境的，电子邮件与当面沟通、电话等其它沟通方式的很大区别就在于，信息发送方和接收方所处情境的交集可能很少：发送的人可能是3天前在一个城市的旅馆里写的邮件，接收的人可能5天后在另一个城市的公交车上看到邮件。在这种情况下，如果发送的信息还有大量是与自己发送的情境有关，对方理解起来就会非常困难，沟通的效率也大大增加。

其实，与当面沟通和电话沟通相比，电子邮件的沟通方式还有一点显著差别，就是这种沟通是异步的。所谓“异步”，指的是信息的发送和响应之间可以距离很长的时间。与此相对，当面沟通和电话沟通是“同步”的，信息的发送和响应之间距离很短。

我们都不是电视台的播音员，所以我们在传达信息时不只是面对呆板的镜头，而是希望得到他人的响应。与其他人面对面讨论问题，即便对方不明确表态，可以从对方的表情和姿态看到。电话沟通里，即便对方不说，也可以听到对方的语气，也可以直接追问对方的看法，通常对方不会不说话或者挂断。

但是电子邮件不一样，邮件发出去就无法知道对方的反应了，也无法约束对方“必须反应”，至少是无法约束对方“必须在规定的时间内反应”。而且很多人潜意识里认为，“写个邮件”是比“打个招呼”或者“打电话”更麻烦的事情，所以邮件沟通的意愿相对是比较低的。这时候，如果不能把信息一次性完整表达，就需要多轮沟通，每多一轮沟通，沟通的效率就下降一点，无疾而终的可能性也增大一点。

请注意，这里说的是“一次性完整表达”，上次说的是“清楚表达”，两者是不同的。为了方便大家理解，这里举一个例子。

上级让某甲去调查某地的市场情况。

  • 某甲调查完之后，给上级写邮件汇报，清楚列明了自己什么时候调查了哪些市场的三个商家，并详细描述了其基本情况。这封邮件用绝对坐标表达，其中的信息没有混淆。

  • 上级回邮件说：数据看到了，但你为什么只调查了三个商家呢？

  • 某甲回复邮件说：因为我之前分析了市场格局，粗略考察了十个商家，最后确定的这三家，它们是有足够代表性的。

  • 上级回邮件说：那么你怎么认定这三家是有代表性的呢？

  • 某甲回复邮件说：我是从产品、地域、消费人群三个角度来考虑的，从产品角度来看……从地域角度来看……从消费人群角度来看……。

  • 上级回邮件说：面对这些数据，你有什么结论呢？

  • 某甲回复邮件说：根据以上的数据，我认为……。

邮件沟通到这里为止，基本可以告一段落了。我们数数，来回一共写了7封邮件——如果是电话或者面对面沟通，短时间内就能完成很多轮这样的问答，所以不会耽误时间，不幸的是，这是邮件——如果按日均1到2封的速度，时间也过去了3天左右（还需要上级特别有耐心，否则很可能中断）。仔细检查就会发现，在整个过程中，期间某甲并没有做新的调查，只是不断地提供之前的信息，这就是我们说的“没有一次性完整表达”。如果像下面这样表达，很可能只要1封邮件就可以解决所有的问题。

上级让某甲去调查某地的市场情况。某甲调查完之后，给上级写邮件汇报，清楚列明了以下内容：

  • 自己什么时候调查了哪个市场；

  • 根据市场的基本情况，粗略看了十个商家；

  • 最终，根据产品、地域、消费人群的角度分析，选取了三个商家；

  • 这三个商家的基本情况；

  • 根据这些基本情况，我的看法。

这个例子单独拿出来，大家可能觉得高下立判，谁都不会反复沟通的犯低级错误。但在我们的实际工作中，确实有很多类似的例子。比如：

工作中出现了一个问题，由此产生的邮件沟通是这样的：

  • 邮件清楚报告出现了问题；

  • 上级要求定位问题；

  • 员工回复已经定位了问题，并做了改正；

  • 上级要求从根本上解决该问题；

  • 员工回复该问题与哪几个部门有关；

  • 上级要求员工逐个与各部门确认问题；

  • 员工回复确认时遇到了困难，无法推动……

同样是7封邮件，同样可以用1封邮件解决。

工作中出现了一个问题，由此产生的邮件沟通包括了如下内容：

  • 清楚报告出现了问题；

  • 问题出在哪里，已经做了什么改正；

  • 仔细分析发现，这个问题与哪几个部门有关；

  • 与这几个部门沟通之后，遇到什么困难；

  • 面对这些困难，员工有什么建议，需要上级给予怎样的支持；

如果本来1封邮件能说清楚的事情，非要7封邮件才能说清楚，无论你是发件人还是收件人，耐心都要受到极大的考验，工作的效率也会受到严重的影响，甚至影响以后的合作关系。我相信，这是大家都不愿意见到的事情。

所以，为了避免这种情况，我们必须在发送邮件时注意“一次性完整沟通”。怎样做到一次性完整沟通？这里有一个实用的判断标准：在写好邮件之后别着急点发送，花一点点时间仔细想想，收到我邮件的人会怎样回复？看到他的回复，是我是原地踏步，继续提供我了解的信息，还是根据他的意见或决定把事情向前推进？如果是前者，就没有做到“一次性完整沟通”；如果是后者，那么恭喜你，你已经做到了“一次性完整沟通”。