根据之前我收到的反馈，很多人都苦恼于邮件沟通的低效率，也非常有兴趣了解邮件沟通的培训。我曾写过一系列关于邮件沟通的资料，反响还算不错。现在我在自己的公众号里分享给大家，今天是第一篇。

提高邮件沟通效率【1】：使用绝对坐标沟通

据说，当年Google收购了Motorola移动的原因是这样的：

吃中饭的时候，Google CEO说：“我想买摩托罗拉手机。”

吃晚饭的时候，下属说：“老大，我已经帮你买下来了。”

CEO问：“哦？哪个型号啊？”

下属问：“啊，型号？”

当然，这只是个笑话，大家的第一反应是这反映了Google是“任性的土豪”。这当然没有错，但大家有没有想过，除了有钱，还有什么原因会导致发生这样的情况呢？假设说“我想买摩托罗拉手机”的不是Google的CEO，而是普通人，下属还会把这句话理解成“我想收购摩托罗拉移动”吗？

估计很多人都会说“不会”。为什么Google的CEO说出来，下属就会觉得这是要“收购”了呢？这是因为我们每个人的表达都离不开背后的情境，我们想表达的信息并不都在我们说的话里，还需要结合当时的情境才完整。对Google的CEO来说，这个情境可能是“我是CEO，我们公司很有钱，我经常收购公司”，所以他说“我想买摩托罗拉手机”的时候，大家就会理解为“他想收购摩托罗拉移动”。

情境给了我们很多的便利，最明显的是让表述变得简洁。比如我们用手指着图说：“这个模块是有问题的，那个环节是没有问题的”，意思是非常清楚的，而且比“这个在左上角的红色的叫A的模块是有问题的，那个在右下角的叫D的蓝色的环节是没有问题的”要简洁太多了。但是请大家注意，这种便利的前提是听众和你处于同样的情境中。如果听众不在现场，而在电话的另一头，哪怕是面对着同样的图，他也不懂你到底在说什么，这时候就应该说：“在左上角的红色的叫A的模块是有问题的，在右下角的叫D的蓝色的环节是没有问题的”。

不妨借用中学数学的术语，把结合情境的表达称为“相对坐标”；不结合情境的表达称为“绝对坐标”。从上面的例子来看，大家都很清楚相对坐标和绝对坐标的区别。但是在实际生活里，很多人是分不清楚的。举个常见的例子：大家约好了在哪里见面，到时候了还有人没有来，打电话过去，对方说“我就过来了”。在说话人的相对坐标里，他在哪里，乘什么交通工具去对方那里，大概需要多长时间，都是不言自明的，所以他已经清楚地表达了信息。但是电话另一头听话的人未必知道，因此还是一头雾水。如果我们采用绝对坐标，这样表达“我现在在张江，坐公交车去你们陆家嘴那边，大概需要30分钟，所以应该10点半到”，就要清楚多了。

大家已经看到，采用相对坐标，因为缺失了情境，很容易造成误解。这还只是对话沟通，邮件沟通更是如此。因为邮件的收件人只看到一堆文字而已，发邮件的人处在什么情境下，他一无所知。如果表达还是用的相对坐标，信息混乱的可能性就会大大增加。与上面的例子类似，我们还会看到这样的邮件：“我们需要做xx事情，时间在xx日上午x点开始，谢谢大家理解和配合”。写得很客气，也算清楚，但写信人还是用的相对坐标——做xx事情需要多长的时间，他自己很清楚，其他人却未必知道。结果，大家要么到时候不停地询问，要么干脆留下“足够保险”的时间，本来只需要留出2小时，其它人硬是等了4小时。

也许有人会问，“有时候我分不清楚绝对坐标和相对坐标，我不知道哪些我认为理所当然的东西不是理所当然的”。没关系，如果你真的遇到这个问题，可以想想你的收件人，他的坐标是什么——他会在什么情境下收到这封邮件？他是否具备需要的背景知识？下面我再举几个例子，大家看了会更清楚。

某天甲给乙写了一封邮件，内容“xx的数字现在是xx了，请帮忙解决”。甲可能很熟悉这方面的业务，所以他认为以下信息都是清楚的：这个数字表示什么意思，历史上的正常值是什么，现在与正常值的偏差到了什么程度，这个问题有多么紧急…… 如果甲与乙日常有紧密合作，乙理解起来毫无问题。不巧他与甲的工作内容不同，他可能完全没听说过这个数字，或者知道但是没有关注过。这封邮件对他来说就是“没头没脑”的。如果他脾气不好，很可能干脆不理，如果他脾气好，也需要请甲再次解释，总之是耽误了大家的时间。如果甲在发邮件之前考虑一下乙的情况，就可以避免这些问题。

另外一天，甲给乙发送了一份报表，乙发现有问题，就回信说“数据有问题”。对乙来说，很可能他一眼就看出来数据有问题，他也并不是诚心挑刺，但甲可能并不熟悉这份数据或者这种统计方法，他完全不知道“有问题”是“有什么问题”，反而是一头雾水。如果乙回信时愿意多说两句：“xx项目的数据统计有问题，xx的几个值不对”，自己可能只多花了一点点时间，却为大家的沟通节省了很多的时间。

再假设，某个休息日，一位辛勤加班的同学在使用系统中遇到问题，因为休息日工作群没有人，所以只能第一时间群发邮件“系统出问题啦”。这种快速反馈的习惯值得赞扬，但它仍然使用的是相对坐标——假设相关的IT人员就在身边，他看到反馈看一眼这位同学的屏幕，就知道问题在哪。否则，单纯说“系统出问题啦”，对迅速解决问题的帮助，就远不如“我在客服系统的xx菜单点击xx按钮之后，系统没有反应，平时表示正在处理的小圈圈也不转”，这样既能帮助IT人员迅速定位问题，也可以帮其它收到邮件的同学判断自己是否也会遇到这样的问题，这样的问题对自己的工作有没有干扰。

在使用绝对坐标时，还有一点需要注意，那就是“当时当地”的表达。我们经常可以在邮件里看到“下周”、“下个月”、“本地”、“当地”等等表述，通常来说这样不会有什么问题。但如果收信人距离比较远，就会困惑。进行过跨国合作的同事应该都知道，约定时间不仅应当写清楚几点几分，还应该注明是什么时区（“北京时间3月12日早上8点”）。但是仅仅做到这些可能还是不够的，过一段时间再来看这些邮件同样会困惑，那时候说的“本地”是哪里，“下周”又是哪一天？如果我们改用绝对坐标——比如“杭州本地”，比如“下周二（3月12日）”——就可以避免这些问题。